APEDECA · Proyectos continuados
Plataforma de IA y A3 ERP
Plataforma de inteligencia artificial conectada a A3 ERP para analizar y controlar los costes de los proyectos de la entidad.
| Entidad promotora | Asociación para la Ayuda a Personas Dependientes en Canarias (APEDECA) |
|---|---|
| Ámbito | Canarias — Dependencia |
| Código de proyecto | APEDECA-IA-2026-001 |
| Fecha de inicio | Abril de 2026 |
| Duración | Indefinida (plataforma de gestión continua) |
| Clasificación | Confidencial — Uso interno de la Dirección |
Resumen ejecutivo
APEDECA — Asociación para la Ayuda a Personas Dependientes en Canarias — gestiona un conjunto de proyectos sociosanitarios cuya actividad económica queda registrada en el sistema contable A3. Sin embargo, ese registro contable no responde a las preguntas operativas de la dirección: ¿cuánto cuesta cada proyecto? ¿Dónde se concentra el gasto? ¿Qué eficiencia real tiene cada línea de intervención?
La normativa contable y fiscal aplicable a las entidades sin ánimo de lucro — en particular la obligación de contabilidad analítica por proyecto que exigen las entidades financiadoras, la Ley del Tercer Sector y la normativa de subvenciones — requiere que cada proyecto sea contabilizado de forma individualizada y que sus costes directos e indirectos queden perfectamente imputados y justificables.
El presente proyecto tiene por objeto el desarrollo e implantación de una plataforma tecnológica basada en inteligencia artificial (IA) que, conectada directamente al ERP A3 de la asociación, extraiga la información financiera de la contabilidad oficial y la analice por proyecto y por centro de coste, generando cuadros de mando interactivos, imputaciones automáticas y alertas de desviación.
| HOY | SIGUIENTE PASO | META FINAL |
|---|---|---|
Datos contables en A3 sin análisis automatizado por proyecto ni imputación de personal. | Conexión A3 → plataforma: volcado de todos los movimientos contables clasificados por proyecto y tipo de gasto. | Coste real por proyecto y beneficiario, con IA que audita el gasto y detecta desviaciones antes del cierre. |
Identificación y contexto de la asociación
Datos identificativos
| Denominación | Asociación para la Ayuda a Personas Dependientes en Canarias (APEDECA) |
|---|---|
| Tipo de entidad | Asociación sin ánimo de lucro |
| Ámbito territorial | Comunidad Autónoma de Canarias |
| Sector de actividad | Servicios sociosanitarios y atención a personas en situación de dependencia |
| Sistema contable | ERP A3 y A3 Innova |
Marco de actividad
APEDECA desarrolla su actividad mediante proyectos financiados con cargo a subvenciones públicas, convenios con administraciones y aportaciones privadas. Cada proyecto constituye una unidad de gestión independiente a efectos contables, presupuestarios y de justificación ante los financiadores.
La obligación de contabilidad analítica por proyecto, establecida tanto en la normativa general de subvenciones (Ley 38/2003, General de Subvenciones, y su Reglamento) como en las bases reguladoras específicas de los programas de dependencia del Gobierno de Canarias, exige que la asociación sea capaz de demostrar en cualquier momento qué ha costado cada proyecto, qué recursos humanos y materiales ha consumido, y cuál es el margen entre financiación recibida y coste real incurrido.
El volumen creciente de proyectos y la heterogeneidad de sus fuentes de financiación hacen inviable mantener este control mediante hojas de cálculo o procesos manuales. La automatización es, en este contexto, una necesidad operativa y de cumplimiento, no una mejora de confort.
Justificación y necesidad del proyecto
Limitaciones del sistema actual
El ERP A3 registra fielmente los movimientos contables de la asociación, pero no está concebido para responder a las preguntas de gestión analítica que exige el modelo de financiación por proyectos:
- Los apuntes contables no están siempre imputados a un proyecto concreto. • El coste de personal — que representa en torno al 60-70% del gasto total de la asociación — no se distribuye automáticamente entre los proyectos en los que participa cada trabajador. • No existe un módulo que calcule el coste por beneficiario atendido en cada proyecto. • La generación de informes analíticos requiere trabajo manual intensivo por parte del departamento financiero, con el riesgo de errores y el coste de tiempo asociado. • No hay alertas automáticas de desviación presupuestaria en tiempo real.
Exigencias normativas y de financiadores
Las entidades que financian los proyectos de APEDECA (Consejería de Bienestar Social del Gobierno de Canarias, cabildos insulares, entidades del tercer sector y financiadores privados) exigen con carácter general:
- Justificación documental individualizada de los gastos imputados a cada proyecto. • Evidencia del criterio de imputación de costes compartidos (personal, suministros, locales). • Informes de ejecución presupuestaria periódicos y comparativa entre presupuesto aprobado y coste real. • Disponibilidad de la documentación soporte durante los plazos de conservación legalmente establecidos.
Oportunidad tecnológica
La existencia de una infraestructura tecnológica basada en la conexión directa con el A3 y la aplicación de inteligencia artificial sobre los datos contables, permite a APEDECA aprovechar esa base tecnológica para desarrollar su propia capa de análisis de costes por proyecto, en condiciones de seguridad, privacidad y cumplimiento normativo certificadas.
Objetivos
Objetivo general
Desarrollar e implantar una plataforma tecnológica basada en inteligencia artificial que permita a APEDECA conocer en tiempo real el coste real de cada proyecto, comparar la ejecución presupuestaria con las previsiones, imputar automáticamente el coste de personal y detectar desviaciones antes del cierre contable.
Objetivos específicos
| Nº | Área | Objetivo específico |
|---|---|---|
OE- 01 | Integración | Conectar el ERP A3 de APEDECA a la plataforma mediante volcado automático de todos los movimientos contables, sin interferir en el sistema contable oficial. |
OE- 02 | Clasificación | Clasificar automáticamente cada gasto por proyecto, tipo de coste (personal, aprovisionamiento, servicios exteriores, amortizaciones) y partida presupuestaria. |
OE- 03 | Personal | Distribuir el coste de personal entre los proyectos en los que participa cada trabajador, aplicando los criterios de imputación definidos por la dirección. |
OE- 04 | Indicadores | Calcular en tiempo real el coste por beneficiario y mes en cada proyecto, comparable entre proyectos de similar tipología. |
OE- 05 | Control | Generar alertas automáticas de desviación presupuestaria antes del cierre de mes, por proyecto y por partida. |
OE- 06 | Justificación | Facilitar la generación de informes de justificación de gastos adaptados a los formatos exigidos por los principales financiadores de la asociación. |
OE- 07 | Seguridad | Garantizar la protección de los datos financieros de la asociación conforme al RGPD y al Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial, con infraestructura exclusivamente europea. |
Descripción técnica de la plataforma
Principio de diseño
La plataforma se construye sobre un principio irrenunciable: leer del A3 sin tocarlo. Todos los análisis se realizan sobre una copia propia y estructurada de los datos contables, de modo que la contabilidad oficial de la asociación permanece intacta y el trabajo diario de la gestoría no se ve afectado en ningún momento.
Arquitectura del sistema
| Capa | Componente | Función |
|---|---|---|
Origen de datos | A3 ERP (SQL Server, en oficinas) | Sistema contable oficial. Solo lectura mediante VPN cifrada. No se altera en ningún momento. |
Almacenamiento | Amazon RDS · MariaDB (región UE) | Copia completa y estructurada de los datos contables (39+ tablas). Cifrado en reposo y en tránsito. |
Aplicación | Laravel (backend) + Vue (frontend) | Plataforma web a medida: cuadros de mando, módulos de análisis, administración de usuarios y permisos. |
Inteligencia artificial | Amazon Bedrock (AWS) | Modelos de lenguaje y visión ejecutados dentro del entorno contratado. Los datos no salen del perímetro europeo de AWS. |
Acceso | HTTPS + autenticación por roles | Cada usuario accede con sus credenciales. Permisos por perfil: dirección, financiero, responsable de proyecto. |
Módulos funcionales
La plataforma se organiza en siete módulos operativos, todos ellos con filtros de periodo (últimos 7 días, mes en curso, año, histórico) y con navegación desde el agregado hasta el documento individual:
| Módulo | Contenido y funcionalidad |
|---|---|
Inicio / Dashboard | Indicadores clave del periodo: gasto total, proyectos activos, número de beneficiarios, desviación presupuestaria global y evolución mensual interactiva. |
Proyectos | Vista central: coste por proyecto, margen entre financiación recibida y gasto ejecutado, semáforo de desviación, ficha individual con desglose por partida. |
Personal | Distribución del coste de personal por proyecto y trabajador. Asignación por porcentajes cuando un empleado trabaja en varios proyectos simultáneamente. |
Compras y gastos | Aprovisionamientos y servicios clasificados por proyecto, tipo de coste y proveedor. Navegación desde el total hasta la factura individual. |
Justificación | Generación de informes de ejecución presupuestaria por proyecto, adaptados a los formatos habituales de los financiadores. Exportación a PDF y Excel. |
Contabilidad | Antigüedad de saldos, plan de cuentas, asientos y tesorería tal como están en el A3, con navegación directa. |
Alertas IA | Notificaciones automáticas de desviación de gasto, facturas atípicas, subidas de precio y proyectos en riesgo de superar el presupuesto aprobado. |
Inteligencia artificial aplicada al control de costes
La capa de IA no es un complemento decorativo: es el mecanismo que convierte el volumen de datos contables en información accionable para la dirección de la asociación. Sus funciones principales son:
- Auditoría de facturas línea a línea: detección de artículos o importes improcedentes para el tipo de proyecto al que están imputados. • Comparativa de costes entre proyectos similares: identificación de diferencias de precio o volumen injustificadas entre proyectos de la misma tipología. • Explicación automática de desviaciones: cuando un proyecto supera su presupuesto en una partida, la IA identifica la causa (proveedor, categoría de gasto, periodo). • Alertas proactivas antes del cierre de mes: aviso cuando una compra o gasto supera el patrón histórico del proyecto o de proyectos comparables. • Asistencia en la justificación: revisión automática de la coherencia entre los gastos imputados a un proyecto y los criterios de elegibilidad de su financiador.
Líneas de trabajo y plan de ejecución
Estructura del plan
El plan de ejecución se organiza en cuatro fases secuenciales más un servicio de mantenimiento continuo. Cada fase entrega valor por sí misma y deja preparada la siguiente; ninguna fase arranca hasta que la anterior está operativa y validada por la dirección de la asociación.
| Fase | Denominación | Entregable principal | Estado / Inicio |
|---|---|---|---|
Fase 0 | Plataforma base | Conexión con el A3, volcado completo de datos, módulos de compras, gastos, ventas y contabilidad operativos en producción. | Febrero 2026 |
Fase 1 | Costes de personal por proyecto | Carga de las hojas de RR. HH., asignación de empleados a proyectos por porcentajes y recálculo de márgenes reales. Posibilidad de integración posterior con API de A3 Innova. | En curso |
Fase 2 | Captura digital y auditoría IA | App de captura de facturas y tickets (foto → lectura IA → validación). Activación de la auditoría línea a línea, comparativa de precios y alertas automáticas. | Pendiente |
Fase 3 | Beneficiarios y coste por beneficiario | Editor de proyectos (plazas, beneficiarios activos, altas y bajas) y cuadro de mando definitivo: coste por beneficiario y mes. | Pendiente |
Continuo | Mantenimiento y evolución | Sincronización periódica con el A3, soporte a usuarios, actualizaciones de seguridad y evolución de funcionalidades según prioridades de la dirección. | Permanente |
Detalle de la Fase 1: Coste de personal por proyecto
Esta fase es la más crítica desde el punto de vista analítico: el personal representa entre el 60 y el 70% del gasto de la asociación y es, a la vez, el coste más difícil de imputar cuando un mismo trabajador participa en varios proyectos.
El proceso de imputación se articula en dos etapas:
- Primera etapa: carga manual de las hojas de RR. HH. ya disponibles en el grupo, con asignación de cada empleado a uno o varios proyectos mediante porcentajes de dedicación. Ejemplo: una trabajadora social dedicada al 60% al Proyecto A y al 40% al Proyecto B. • Segunda etapa: integración directa con la nómina de A3 Innova mediante su API (proveedor Link Soluciones), de modo que el reparto del coste de personal se actualice automáticamente cada mes sin intervención manual del departamento financiero.
Resultado: los márgenes reales de cada proyecto, con el coste de personal correctamente distribuido. Esta cifra es la que hoy no puede proporcionar ningún sistema del grupo.
Detalle de la Fase 2: Captura digital y auditoría IA
Esta fase despliega dos capacidades simultáneas: la digitalización sistemática de la documentación justificativa y la auditoría inteligente del gasto.
La aplicación de captura permite al personal de la asociación fotografiar o subir cualquier factura o ticket de compra desde el propio centro o desde una aplicación móvil. La IA lee el documento y extrae cada línea (producto, cantidad, precio unitario, importe total), asigna el gasto al proyecto correspondiente y lo archiva digitalizado y ordenado. El personal solo valida; el sistema hace el resto.
Sobre esa base documental, el módulo de auditoría IA revisa cada línea de gasto y señala automáticamente: artículos improcedentes para el tipo de proyecto, cantidades fuera de lo razonable para el número de beneficiarios, sobreprecios respecto a la media histórica del grupo y patrones de gasto atípicos.
Recursos humanos y medios
Equipo del proyecto
| Perfil | Modo de incorporación | Funciones en el proyecto |
|---|---|---|
Asesor especialista externo | Contratación externa | Supervisión técnica del desarrollo, coordinación con el proveedor tecnológico, validación de los criterios de imputación de costes y adaptación a los requisitos de los financiadores de la asociación. |
Técnico informático (APEDECA) | Medios propios | Gestión del acceso al A3, coordinación de la VPN, soporte técnico interno, gestión de usuarios y contraseñas, interlocución técnica con el proveedor. |
Departamento financiero (APEDECA) | Medios propios | Definición de los criterios de imputación analítica, validación de los resultados de la plataforma, generación de informes de justificación y supervisión de la coherencia entre la contabilidad oficial y los análisis de la plataforma. |
Dirección de la asociación | Medios propios | Toma de decisiones sobre prioridades de desarrollo, aprobación de fases, revisión de cuadros de mando y uso operativo de los indicadores. |
Proveedor tecnológico (Dagozone S.L.U.) | Contrato de servicio externo | Desarrollo e implantación de la plataforma, mantenimiento continuo, soporte técnico, actualización de la sincronización con el A3 y evolución de funcionalidades. |
Aportación de la asociación como fondos propios
La aportación de APEDECA al proyecto comprende recursos propios en dos modalidades:
- Recursos humanos en especie: dedicación parcial del técnico informático, del departamento financiero y de la dirección a las tareas de coordinación, validación y uso de la plataforma. Este tiempo se valorará a efectos de imputación como coste de personal propio del proyecto. • Recursos materiales en especie: infraestructura informática existente (servidores con el A3, equipos de los usuarios finales, conexión de red), cuyo coste de uso se imputará al proyecto conforme al criterio de amortización correspondiente.
Presupuesto y estructura de costes
Estructura de costes del proyecto
Los costes del proyecto se estructuran en tres categorías: costes de desarrollo (únicos, asociados a la implantación inicial), costes de mantenimiento (recurrentes, con frecuencia mensual fija) y aportación propia de la asociación (recursos en especie valorados a efectos de justificación).
| Concepto de gasto | Modalidad | Periodicidad | Importe |
|---|---|---|---|
Desarrollo e implantación de la plataforma base (Fase 0) | Servicio externo | Único | Según contrato DGZ-260603 |
Desarrollo Fase 1: Coste de personal por proyecto | Servicio externo | Único | Pendiente de definir |
Desarrollo Fase 2: Captura digital y auditoría IA | Servicio externo | Único | Pendiente de definir |
Desarrollo Fase 3: Beneficiarios y coste por beneficiario | Servicio externo | Único | Pendiente de definir |
Mantenimiento de la plataforma (cuota fija mensual) | Servicio externo | Mensual recurrente | Pendiente de definir |
Infraestructura cloud (Amazon Web Services, región UE) | Incluido en mantenimiento | Mensual | — |
Almacenamiento y seguridad (Amazon RDS, copias de seguridad) | Incluido en mantenimiento | Mensual | — |
Asesor especialista externo de coordinación | Contratación externa | Por proyecto / fase | Pendiente de definir |
Coste de personal propio (aportación en especie) | Medios propios | Continuo | A valorar |
Recursos materiales propios (aportación en especie) | Medios propios | Continuo | A valorar |
Nota: Los importes definitivos de desarrollo y mantenimiento se recogen en el presupuesto DGZ-260603, emitido por Dagozone S.L.U. como documento aparte. Una vez aprobadas las condiciones económicas, este apartado se actualizará con las cifras concretas.
Coste de mantenimiento mensual fijo
El modelo de prestación del servicio tecnológico contempla una cuota de mantenimiento mensual fija que cubre: sincronización periódica con el A3, alojamiento en infraestructura AWS (región UE), copias de seguridad automáticas con retención de 30 días, soporte técnico a usuarios, actualizaciones de seguridad y vigilancia continua del servicio. Este coste es predecible y presupuestable con carácter anual.
Gobernanza, protección de datos y cumplimiento normativo
Principios de seguridad del dato
La información financiera de la asociación — incluyendo datos de trabajadores, beneficiarios, financiadores y proveedores — es un activo crítico que se trata con los mismos estándares que un sistema bancario:
- Cifrado de extremo a extremo: todos los datos viajan cifrados (SSL/TLS) y se almacenan cifrados en reposo en Amazon RDS. • Mínimo privilegio: la conexión con el A3 es exclusivamente de lectura. Desde la plataforma es imposible alterar, borrar o modificar la contabilidad oficial.
- Segregación de credenciales: cada entorno (producción, desarrollo) tiene credenciales independientes. No existen contraseñas compartidas. • Acceso individual por roles: cada usuario accede con sus propias credenciales y solo visualiza la información que su perfil autoriza. • Registro de actividad: quién accede, cuándo y a qué queda registrado para su auditoría.
Gobernanza de la inteligencia artificial
Toda la inteligencia artificial de la plataforma se consume a través de Amazon Bedrock, el servicio de modelos de lenguaje y visión de Amazon Web Services, ejecutado dentro del entorno contratado en la región europea de AWS. Esto garantiza:
- Los creadores de los modelos (Anthropic, OpenAI u otros) nunca acceden a los datos de la asociación. • La información no puede utilizarse para entrenar modelos de terceros. • Las consultas y documentos no se almacenan fuera de la plataforma ni salen de la región europea de AWS. • Cada uso de IA queda registrado y medido: qué servicio, qué volumen, qué coste.
Marco normativo de cumplimiento
| Norma / Reglamento | Medida de cumplimiento en la plataforma |
|---|---|
RGPD (Reglamento UE 2016/679) | Datos almacenados exclusivamente en la UE (región AWS Fráncfort). No se comparten con terceros. Registro de accesos y tratamientos. |
Reglamento Europeo de IA (junio 2026) | IA ejecutada en entorno privado (Bedrock). Transparencia del uso: cada consulta registrada y medida. Sin uso de datos para entrenamiento. |
Ley 38/2003 General de Subvenciones | Trazabilidad completa de cada gasto imputado a cada proyecto. Exportación de informes de justificación. |
Reglamento de la LGS (RD 887/2006) | Conservación de la documentación digital justificativa durante los plazos establecidos (mínimo 4 años). |
LOPD-GDD (LO 3/2018) | Acceso mínimo necesario. Segregación por roles. No se tratan datos de beneficiarios salvo para imputación de plazas. |
Normativa contable ENL (PGC adaptado) | Los análisis no alteran la contabilidad oficial del A3. La plataforma es una capa de análisis, no de registro contable. |
Copias de seguridad y continuidad
- Copias automáticas diarias gestionadas por AWS con retención de 30 días y restauración punto en el tiempo. • Instantáneas adicionales antes de cada cambio relevante en la plataforma. • Doble fuente de verdad: el A3 sigue siendo la fuente primaria; la plataforma puede reconstruirse íntegramente desde el A3 en cualquier momento. • Monitorización continua con avisos automáticos al equipo técnico ante cualquier anomalía.
Impacto esperado y valor para la asociación
Impacto en la gestión interna
| Situación actual (sin plataforma) | Situación objetivo (con plataforma) |
|---|---|
Análisis de costes por proyecto: manual, laborioso y con riesgo de errores. | Costes por proyecto actualizados automáticamente a partir de la contabilidad oficial. |
El coste de personal (70% del gasto) no se distribuye automáticamente entre proyectos. | Distribución automática mensual del coste de personal por proyecto y trabajador. |
Detección de desviaciones: reactiva, al cierre del ejercicio. | Alertas proactivas de desviación antes del cierre de mes, por proyecto y partida. |
Justificación ante financiadores: proceso manual intensivo, con documentación dispersa. | Generación automatizada de informes de ejecución adaptados a los formatos de cada financiador. |
No existe el indicador 'coste por beneficiario y mes' calculado sistemáticamente. | Coste por beneficiario y mes en tiempo real, comparable entre proyectos similares. |
Impacto en la relación con financiadores
La capacidad de demostrar en tiempo real el coste exacto de cada proyecto, con la documentación justificativa digitalizada y accesible, sitúa a APEDECA en una posición de ventaja competitiva frente a otras entidades del tercer sector en los procesos de concurrencia competitiva para la obtención de subvenciones y convenios.
Adicionalmente, la disponibilidad de indicadores comparativos (coste por beneficiario, eficiencia de cada línea de gasto) facilita la elaboración de memorias de actividad y de propuestas de proyectos con mayor precisión y credibilidad.
Condiciones del servicio y gestión del proveedor
Modelo de prestación del servicio
El servicio tecnológico se presta por Dagozone S.L.U. (CIF B87883351, Avda. Conrado Albadalejo 35A, 03540 Alicante) bajo las condiciones económicas recogidas en el presupuesto DGZ-260603. Este proyecto es descriptivo de alcance y contenido, y no constituye compromiso económico adicional al presupuesto contractual.
Propiedad del desarrollo
Todo el desarrollo realizado para la plataforma de APEDECA es a medida y propiedad del proyecto: sin licencias de terceros que generen dependencia y sin código propietario de terceros que pueda suponer un riesgo de continuidad del servicio.
Continuidad y reversibilidad
La plataforma puede reconstruirse íntegramente desde el A3 en cualquier momento, dado que el A3 sigue siendo la fuente primaria e intocada de todos los datos. Esto garantiza la reversibilidad total: si la asociación decidiera prescindir del servicio, sus datos contables permanecen íntegros en el sistema oficial.
Acceso a la plataforma
| Portal de acceso | Se facilitará al arrancar la Fase 0 para APEDECA |
|---|---|
Análisis financiero | Módulo principal de cuadros de mando por proyecto |
Tareas y seguimiento | Gestión del plan de trabajo entre APEDECA y Dagozone |
Usuarios | Credenciales individuales facilitadas por correo. Se recomienda cambio de contraseña en primer acceso. |
Soporte técnico | Dagozone S.L.U. — contacto directo con el equipo técnico. |
Santa Cruz de Tenerife, junio de 2026
APEDECA — Asociación para la Ayuda a Personas Dependientes en Canarias